7. april 2011
Kender du følelsen af at tiden ikke slår til? At rækken af uløste opgaver slås med din dårlige samvittighed om førstepladsen i din bevidsthed? Med disse tre gode råd får du ryddet op i mailboksen, opgavelisten og den dårlige samvittighed.
Af Ib Rævdal
Gennem mit arbejde som coach og underviser har jeg mødt mange mennesker, der led af permanent dårlig samvittighed – blandt andet fordi tilgangen af opgaver på ingen måde stod mål med afgangen af opgaver. Det havde den naturlige konsekvens, at opgavelisten blot blev længere og længere samtidigt med, at den dårlige samvittighed overfor arbejde, familie, venner og fritidsaktiviteter blev mere og mere markant.
En permanent dårlig samvittighed kombineret med lange opgavelister fjerner det mentale, intellektuelle og fysiske overskud, der skal til for at prioritere, strukturere og eksekvere – og så vokser både opgavelister og den dårlige samvittighed til nye højder. Herefter begynder de forskellige stresssymptomer at melde deres ankomst; søvnløshed, oversprings- og udeladelseshandlinger, rastløshed, hovedpine, træthed, irritation, grublen, tankemylder – og i sidste ende depression og udbrændthed.
Foto: Thomas Bang, Fotopatruljen
Få tingene gjort
Jeg håber ikke, at du genkender alt for meget af det ovenstående – men mon ikke de fleste af os kan nikke genkendende til noget af det. Et gammelt ord siger, at hvis du vil en opgave klaret, skal du gå til én, der allerede har rigeligt at lave. Vi ved jo nok godt, at dette ikke altid er sandt, men der er dog noget sandt i, at mennesker, der når meget, ofte er meget gode til at prioritere og strukturere deres indsats.
Med udgangspunkt i bogen ”Få tingene gjort” af David Allen, følger her tre konkrete råd til få bedre overblik over opgaverne samt prioritere og strukturere din indsats.
1. Skab dig et system, hvor du opsamler dine opgaver
Det kan være en kasse, en notesbog, din computer, en tavle eller noget helt femte. Det vigtigste er, at dit system fungerer for dig og at du bruger det systematisk.
Få skrevet alt det ned, der fylder dit hoved, så kan du nemlig bruge dit hoved til at tænke med i stedet for at bruge det som lagerplads.
2. Vurdér opgaven
Opgaver i denne kontekst er alle de ting i dit liv, der kræver din tid og opmærksomhed – det kan både være arbejdsopgaver, aktiviteter i familien eller vennekredsen, spejderarbejde, telefonopkald, mails, artikler, dokumenter, breve, referater etc. Alt det, der ”spøger” i baghovedet, fordi du ikke er færdig med det.
Baggrunden for spørgsmålet ”hvad er det?” er, at vi sjældent i tilstrækkelig grad tænker over, hvad f.eks. en mail, et brev eller et dokument egentligt handler om, eller hvad en opgave egentligt kræver af os – og derfor gemmer vi dokumenter og handlinger til senere, og øger på den måde blot mængden af uløste opgaver og dårlig samvittighed.
Det gør næste spørgsmål relevan:
3. Skal jeg gøre noget ved det?
Der er to mulige svar på dette: JA og NEJ.
Hvis svaret er NEJ, er der tre muligheder:
A. Det er affald og dermed ikke nødvendigt længere (så smid det ud!)
B. Der er ikke brug for at gøre noget nu, men senere vil det være nødvendigt
C. Posten udgør noget potentielt nyttig information, som måske kan være nyttig senere kan
Så du har altså behov for en skraldespand, en kalender til materiale, der skal ”modnes” til senere samt et velfungerende arkivsystem
Hvis der kan handles ud fra, er der grundlæggende ét spørgsmål, du skal stille dig selv!
”Tager det under to minutter?”
JA: Udfør det! Du vil blive overrasket over hvor meget, man kan nå på to minutter
NEJ: Uddeleger det til nogle andre eller planlæg det i din kalender.
Når dette er gjort, er det blot at gå i gang med resten af dit liv og de mange spændende opgaver der venter – og god fornøjelse med det!
Lær at prioritere og strukturere
Når alt dette er sagt, så ved jeg godt, at der kan være langt fra flotte tanker om personlig planlægning til reelt at bruge værktøjerne i sin hverdag. Derfor sætter vi på Gilwell 44 endnu mere fokus på din prioritering, din struktur og din adfærd – fordi det er sjovere at være forrest i bussen end at være tabt bag en vogn!
Vi dykker dybere ned i bogens emner, samtidig med at vi arbejder med egne erfaringer og modeller på bedre personlig planlægning og prioritering.
På Gilwell 44 i maj og juni 2011 vil du herudover møde emner som fx Den Anerkendende Tilgang, der kan frigøre utrolige mængder ressourcer hos dig selv og andre, Ledelse og Kommunikation, der er grundstenen i rigtig meget af vores voksenspejderarbejde og du vil endvidere komme til at arbejde med dig selv og din personlige udvikling. Alt sammen for at opnå det overordnede formål med Gilwell-kurset som er:
- Skabe indsigt i dig selv - og om andre
- Få ny viden om ledelse og kommunikation samt værktøjer til dette.
- Skabe og anvende et tillidsfuldt rum for refleksion og dialog i en spejderramme.
Med den konsekvens: At du ændrer adfærd i dit liv og spejderliv. Du kan læse meget mere på www.spejdernet.dk/gilwell hvor du også kan tilmelde dig kurset. Sidste chance for at komme med på Gilwell 44 er 1. maj og der er kun få pladser tilbage.